Отметка может проставляться от руки: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │ └──────────────────────────────────────┘ Или же с помощью резинового штемпеля: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ » » 20 г. │ │ Вх. N │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Вх. N Датапоступления От когополучен Краткоесодержание Резолюция Кому направлен Распискавполучении … … … … … … Вх-29 16.01.2012 ОАО»БизнесПортал»г. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Е.
- Регистрация документов. входящая и исходящая корреспонденция.
- Регистрация исходящих документов
- Как правильно регистрировать входящие и исходящие документы
- Входящие и исходящие письма в делопроизводстве
- Формируем и храним дела с перепиской организации
- Делопроизводство от а до я. работа с входящей корреспонденцией
- Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
- Входящие и исходящие письма в делопроизводстве
Регистрация документов. входящая и исходящая корреспонденция.

В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов. Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело. Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.
Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.
Регистрация исходящих документов
- Прессу и периодику.
- Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
- Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
- Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
- Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
- Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
- Кто ведет? Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.
Как правильно регистрировать входящие и исходящие документы
Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу. 11. Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:
- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений и количество в нем листов;
- Ф.И.О.
Входящие и исходящие письма в делопроизводстве

- обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
- систематизации и обработки корреспонденции;
- облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
- обеспечения сохранности документов;
- проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.
Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.
Формируем и храним дела с перепиской организации
Все предприниматели, которые имеют дело с наличными, обязаны вести кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и соблюдать кассовую дисциплину. При этом не учитывается сфера деятельности и система налогообложения (УСН-6% или УСН-15%). Кассовая книга имеет унифицированную форму КО-4. В нее вносятся все сведения о наличных поступлениях, расходных операциях, корреспондентских счетах, получателях платежа или лицах, которые внесли деньги в кассу.

Делопроизводство от а до я. работа с входящей корреспонденцией
Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc). Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
Здесь вам необходимо будет выбрать «Средства управления» и «Совместимость управления IIS 6.0». Нажмите на «Установить». После выполнения всего вышеописанного у вас появится один настроенный домен, который будет отправлять письма. 4 Добавьте еще один домен. В пункте «Администрирование» вам нужно выбрать закладку «Диспетчер служб IIS 6.0» и затем в контекстном меню элемента «Домены» нажать кнопку «Создать» далее «Домен».
В окне «Мастера создания домена SMTP в пункте «Удаленный» нажмите «Далее» и укажите полное имя домена SMTP-сервера. Если используется сервер Microsoft Exchange, то доменное имя будет microsoft.com. 5 Настройте добавленный удаленный домен. Для этого в свойствах этого домена поставьте пометку «Разрешить ретрансляцию входящей почты в этот домен».
Настройка маршрутизации должна соответствовать домен.
Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.
Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word. Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов. К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.
Входящие и исходящие письма в делопроизводстве
Инструкция 1 Делопроизводство, например, кадровой службы предприятия, может существенно отличаться от бухгалтерии и управления.Таким образом, каждый отдел предприятия имеет свой оборот документации, и соответственно учету таких документов предъявляются специальные правила оформления и учета. 2 Система учета устроена так, что часть документов предприятия должна оформляться в соответствии с утвержденными ГОСТами, а часть, находящаяся в свободном обороте, оформляется по усмотрению руководства предприятия. 3 Все поступающие на предприятие документы регистрируются в специальном журнале входящей корреспонденции, документу присваивается определенный номер (порядковый номер), далее он адресуется руководству предприятия, которое решает дальнейшую его судьбу.