На время подготовки документов отразить в письме

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: Благодарим за оказанную помощь в… Выражаем Вам свою благодарность за… Позвольте Вас поблагодарить за… Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п. Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. Сроки исполнения документов В какой срок нужно (и можно) отправить ответ на входящее письмо? Если мы принимаемся за контроль исполнения документов, это первый вопрос, на который нужно ответить.

На время подготовки документов отразить в письме

Процедура хранения Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.
В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Важно

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата.

Об электронном документообороте Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован. В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% — в электронном виде, в основном это текстовая информация и лишь 10% — в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.


Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Приложения подразделяются на:

Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие.

Оформляем письма по госту

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

Сопроводительное письмо к документам

Инфо

И уже есть судебная практика, когда коммерческие организации ощутимо штрафовались за несоблюдение правил переписки с госорганами.Если же одна коммерческая организация получает письмо от другой коммерческой организации, и в этом письме содержится просьба (или требование) ответить в определенный срок, этим можно и пренебречь. Как однажды выразился мой директор, «это их хотелки, а срок ответа – 30 дней».Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют: Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без.

Внимание

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

• к договору на подпись;
• при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
• к акту сверки;
• к коммерческому предложению;
• к документации в налоговую инспекцию;
• к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
• к исполнительной документации;
• к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов: 1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается только количество листов и экземпляров документа. Например, Приложение: на 2 л. в 2 экз. 2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров. Например, Приложение: Проект договора на 5 л. в 2 экз. 3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту. Например, Приложения: 1. Проект договора на 5 л. Times New Roman или Arial. Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке.

Как написать сопроводительное письмо

В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».

На время подготовки документов отразить в письме Если срок указан только в письме, и это письмо поступило из вышестоящей или государственной организации – исполнить в указанный срок. Если срок указан в письме, пришедшем из коммерческой организации, а в резолюции срока нет – исполнить в течение 30 дней с момента регистрации письма.

Если срок не указан ни в письме, ни в резолюции – исполнить в течение 30 дней с момента регистрации письма. Внимание Если в резолюции есть слова «срочно», «немедленно», «незамедлительно» – исполнить в течение 3 дней.

Если в резолюции есть слово «оперативно» – исполнить в течение 10 дней. Скачать памятку по срокам исполнения документов Если перед вами стоит задача контролировать исполнение документов в вашей компании, лучше всего, опираясь на перечисленные мной регламент и закон, прописать сроки исполнения документов в каком-нибудь локальном нормативном акте.